Oltre i Meeting: come formare un Team di successo

Si fa presto a dire team

Nascono, crescono, si evolvono, si sciolgono. Sono i team, l’ingranaggio più importante di un’azienda per portare avanti iniziative strategiche, innovazione, sviluppo di progetti o prodotti. 

Ma se i team sono il perno fondamentale di tutto, quanto ce ne prendiamo cura fin dalla loro nascita? 

Quando nasce un team

Inizio con un lato romantico: mi piace l’idea che i team si formino da soli. Questo avviene quando le persone si scelgono e scelgono cosa fare insieme. Ispirati da uno scopo comune, in maniera naturale, hanno gli stessi obiettivi, desideri, bisogni. Si aiutano.

Quello meno romantico mi ricorda che, più frequentemente, i team si formano perché l’azienda ha creato un’opportunità interessante e cerca di capire chi coinvolgere.

Quali competenze servono? Chi è disponibile? Come incastrare il resto degli impegni? Non sempre le persone di un team sono "interne" e per questo a volte si coinvolgono aziende terze. Ciò che guida: decisioni strategiche, fornitori, partnership e, ovviamente, le competenze necessarie.

Quindi basta avere tutte le competenze?

Ti racconto una breve storia. Anni fa presi parte a un’iniziativa stimolante, fui coinvolto come sviluppatore. Team internazionale e di grande capacità. Selezione del team completata, kick-off di progetto e via! Partono le attività. Nonostante il potenziale non riuscimmo a lavorare in maniera coesa, efficace: ci mettemmo un po’ di tempo a ingranare e lungo il percorso ci furono anche delle persone che chiesero di cambiare progetto.

Quindi no: per essere un team non basta limitarsi a raggruppare tutte le competenze necessarie. Tutto ciò mi ha portato a ulteriori riflessioni:

• Ok, non volevamo questo risultato come team. Avremmo voluto… che cosa? 

• E quindi cosa avremmo potuto fare di diverso?

Quando un gruppo diventa un team

Talvolta la fretta delle organizzazioni influenza i comportamenti dei team per far sì che inizino i progetti il prima possibile. Si spinge per correre, per poi rischiare di cadere alla prima curva ed essere condizionati per il resto della corsa. 

La grande convinzione, forse, è che i team, quando nascono, siano già pronti per agire come tali. In realtà in quel momento non sono ancora team, ma solo dei gruppi. 

Qual è la differenza? Un gruppo è un insieme di due o più persone che interagiscono e si coordinano per raggiungere obiettivi individuali. Un team è un insieme di due o più persone che interagiscono e si influenzano l'una con l'altra per raggiungere un obiettivo comune.

Quindi come si diventa team? Ricordi quando prima ti dicevo del “lato romantico”? Ecco, quando non siamo in quella situazione “cerchiamo di andarci!”. Lo possiamo fare insieme a un facilitatore e attraverso delle conversazioni strutturate di team per capire alcuni aspetti chiave di identità e direzione. 

• Scopo: perché si fa quello che si fa. Il senso più profondo del team. Condividerlo illumina quella stella di riferimento che guida il resto.

• Obiettivi di team: l’identificazione di traguardi concreti, misurabili e condivisi che rappresentano delle condizioni di successo allineate allo scopo.

• Obiettivi individuali: le sfide che ognuno si pone per contribuire alle sfide comuni e agli obiettivi di team.

• Aspetti culturali: valori e principi che guidano e influenzano le decisioni.

• Conoscersi: sia umanamente che tecnicamente. Portare a fattor comune dei punti di forza su cui far leva e aree di miglioramento, sia individuali che di team.

• Regole e attività: ciò che il team vuole concordare sin dal primo momento. Per esempio: definire come prendere le decisioni, quando allinearsi, come affrontare i conflitti, i bisogni più urgenti, ciò su cui non si vuole transigere, etc.

Lavorare su questi aspetti, oltre a essere un ottimo esercizio per conoscersi meglio, consente di generare due impatti principali:

• Si crea contesto: si da forma all’ identità del team con i suoi punti di forza, debolezze e aree di miglioramento. Si delinea ciò che sarà il lavoro e le prime modalità operative per portarlo avanti; 

• Si passa dall’io al noi: permette di aumentare significativamente il proprio potenziale. Senza dimenticare quelle individuali, si mettono avanti le esigenze del team. Si rafforzano le relazioni.

E ora sì: il team è nato e può iniziare il suo percorso!

Tirando le somme

Creare un team per iniziare subito le attività potrebbe essere rischioso. Anche quando ci sono le competenze, le persone potrebbero non collaborare a pieno e partire con il freno a mano tirato.

Comprendere insieme chi è e perché esiste il team pone le basi per creare fiducia e chiarezza di intenti. Centrarsi periodicamente per riallinearsi è segno di cura.

In questo tipo di attività, il supporto di una persona che abbia competenze di facilitazione è necessario. Se non sei tu, identifica insieme al neo team chi potrebbe aiutarvi in azienda. 

Il “team canvas” e il “team charter” sono alcuni tra gli strumenti che possono guidare le conversazioni di team. Dacci un occhio: sperimentali così come sono, ma valuta anche come adattarli in base al tipo di progetto, allo scopo del team e alle esigenze delle persone che ne fanno parte.

Ma, quindi, basta un workshop con un facilitatore o un leader che agisce come tale per far sì che un gruppo possa diventare team? 

Sì, per iniziare a esserlo. 

No, se da domani non ci si impegna. 

Questo lavoro è un punto fondamentale da cui partire. Una carta d’identità da non nascondere nel cassetto, ma da tenere in vista per evolvere costantemente verso tutti gli aspetti che il team ha deciso di condividere e raggiungere.

Benissimo, che ne pensi: è il momento di (ri)creare un team?