Stakeholder: chi sono, come identificarli e perché sono cruciali per il tuo successo

Come fare ad aprire le porte giuste?

Ci sono parole che trasmettono molto di più il loro significato se mantenute in lingua originale: “stakeholder” è una di queste. A volte, però, le generalizzazioni creano confusione nel capire chi siano davvero e sul come ci si debba relazionare. 

In questo articolo vedremo chi sono gli stakeholder, come identificarli e perché è importante gestire relazioni, o meglio, costruire relazioni con loro. Sarà di stimolo per il tuo team? Scopriamolo.

Chi sono gli stakeholder?

In breve, gli stakeholder sono coloro che possono influenzare ciò per cui stai lavorando o che possono esserne influenzati. Hanno un livello di potere decisionale e un livello di interesse sia economico che di utilizzo del prodotto. Possono essere interni all’organizzazione (per team come engineering, sales, marketing, o in quanto manager), ma possono essere anche esterni (per esempio i clienti e gli utenti finali).

Come identificarli con un workshop

Diciamo che hai già creato il team e sei all’inizio di un progetto.

Identificare gli stakeholder è una delle cose da fare insieme al team, ma da dove iniziare? 

Organizza un workshop, coinvolgi il team e chiunque altro reputi necessario. Metti a disposizione del materiale utile come post-it o strumenti simili. Dal vivo è meglio, ma va bene anche da remoto, dipende dal contesto. 

Considera che, negli step seguenti, è importante far in modo che ci sia, prima, un lavoro individuale, in cui ognuno si sente libero da influenze esterne così da divergere al meglio e, successivamente, un lavoro di gruppo per confrontarsi e convergere. 

Step 1: crea una lista

Invita le persone a riflettere su chi sono gli stakeholder con alcune domande guida:

●       Chi sta investendo sullo sviluppo?

●       Chi utilizzerà il prodotto per trarne beneficio?

●       Chi può dare supporto alla sua realizzazione e chi essere un ostacolo?

●       Chi è stato coinvolto in questo tipo di iniziativa in passato?

Riorganizza la lista in gruppi e sottogruppi, se necessario.

Step 2: vai più a fondo

Ogni stakeholder ha caratteristiche ed esigenze diverse. Offre un punto di vista da comprendere che deve essere messo in equilibrio con gli altri. 

Per ogni stakeholder chiedersi, per esempio: 

●       Qual è il ruolo e quali le aspettative?

●       Quali sono i problemi e le esigenze?

●       Quando il prodotto sarà un successo, quali comportamenti cambiano? 

Step 3: mappa su una griglia

Riorganizza i profili su una matrice in base a due indicatori. 

●       Livello di influenza: il potere di influenzare l’andamento dello sviluppo. Un potere che può anche essere solo potenziale, ma c’è. Un’influenza che può essere diretta (un C-level) o indiretta (un cliente o partner importante).

●       Livello di interesse: l’interesse che c’è per la risoluzione di un problema, per il miglioramento di una condizione o la soluzione a un’esigenza.

Gli stakeholder ora sono raggruppati in quattro quadranti. Questi rappresentano differenti livelli di relazione con il progetto/prodotto:

• potere alto e interesse alto = PROMOTORI
• potere basso e interesse alto = DIFENSORI
• potere alto e interesse basso = LATENTI
• potere basso e interesse basso = APATICI

Step 4: parla di come coinvolgerli

Apri un confronto e concorda con il team delle strategie per coinvolgere gli stakeholder in base a ciò che è stato reso trasparente finora. 

Chiedersi, per esempio:

●       Chi deve essere informato, su cosa e in quale momento?

●       Chi deve essere consultato, su cosa e in quale momento?

●       Chi deve essere coinvolto, su cosa e in quale momento?

Qui iniziano a emergere più chiaramente le priorità. Come puoi immaginare, coinvolgerai di più stakeholder PROMOTORI e DIFENSORI rispetto a quelli APATICI. 

Inoltre, una strategia da considerare potrebbe essere quella di comprendere come coinvolgere uno stakeholder LATENTE, con lo scopo di aumentare il suo livello di interesse per farlo diventare PROMOTORE. Avresti uno sponsor importante in più per il tuo progetto. 

Conclusione: a fine workshop metti insieme i pezzi e ascolta le impressioni finali. Come sono state vissute queste ore insieme? 

Investire in un workshop di questo tipo porta grandi vantaggi. I primi tre che noto sempre sono: 

1. Consapevolezza e allineamento. Avviene tra team e persone della stessa organizzazione, è ancora più evidente quando ci sono più organizzazioni coinvolte.
2. Motivazione del team. Le persone si sentono più coinvolte e quando si devono relazionare con uno stakeholder conoscono meglio chi è e quali sono le sue aspettative.
3. Strategia comunicativa. Come team è più chiaro come affrontare gli stakeholder in base alle loro esigenze e a quelle di progetto.

Perché coinvolgere gli stakeholder fin da subito?

In questo percorso fatto insieme al team, avete identificato stakeholder, li avete mappati, compreso chi sono e come si relazionano con il prodotto. Infine vi siete confrontati sulle priorità e sul come coinvolgerli.

Quest’ultimo aspetto, il coinvolgimento, è l’inizio di tutto quello che accadrà e che decreterà il successo di un’iniziativa. 

Chi sponsorizza il progetto non ha tutte le risposte in tasca, a volte non ne ha proprio. Ciò che si aspetta oggi potrebbe essere diverso domani. Spesso può essere difficile definire con obiettivi misurabili cosa vuol dire avere successo tramite un'iniziativa.

Questo è uno scenario che noto sempre più spesso.

Per questo motivo il coinvolgimento lo vedo sempre meno come “ti faccio vedere o ti informo di qualcosa che qualcuno ha deciso e che ho fatto”, e invece lo vedo sempre più come “ti rendo partecipante attivo in un processo di costruzione del progetto/prodotto per renderlo nostro”. 

La prima tipologia di coinvolgimento è parente di domini di responsabilità (silos) troppo separati che non collaborano. Il coinvolgimento, anche se avviene con brevi iterazioni, potrebbe essere poco efficace e le possibilità di deludere delle aspettative - che magari nel frattempo sono cambiate - sono maggiori.

La seconda tipologia è un coinvolgimento che avviene fin da subito. Va più verso un approccio in cui si esplorano e si anticipano le aspettative per identificare e creare insieme quel valore che all’inizio non è così limpido. 

Ma quali sono i tre ingredienti per innescare questo tipo di coinvolgimento? 

1. Linguaggio comune. Ragionare insieme, ascoltare e capire i punti di vista passa dal creare progressivamente un linguaggio comune che facilita le conversazioni.
2. Co-progettazione. Processi collaborativi, workshop mirati a esplorare contesti, problemi, definire soluzioni e prendere decisioni. Coinvolgi chi deve essere coinvolto.
3. Visione. Rendila chiara o richiedila se non la conosci. È la direzione che permette a tutti di rimanere ben saldi su ciò che si sta facendo e soprattutto conoscerne il perché.  

Quando porti avanti questo tipo di collaborazione, quello che costruisci è una catena di relazione, fiducia e trasparenza tra tutte le parti. Tutti si sentono più compresi, coinvolti e più soddisfatti di fare ciò che fanno.

Ascoltando alcuni team, a volte, la sensazione è più o meno la stessa: come se ci fosse un “noi” e un “loro” molto marcato. Un chi “sviluppa” e chi “richiede”. Un chi “esegue” e chi “decide”. 

Tutto questo contribuisce ad andare verso una direzione comune? Direi di no. Diversamente, creare una relazione tra team e stakeholder, sì. 

Se ci pensi, il prodotto che si deve ingegnerizzare è lo stesso che deve raggiungere degli obiettivi e seguire una strategia di business. Ed è lo stesso per cui, poi, si devono costruire delle campagne di marketing e che si deve vendere. Lo stesso che deve essere usato dagli utenti.